Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

BIIT-Systems UG (haftungsbeschränkt), Bleichstraße 18b, 86153 Augsburg, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Bekir Üctepe und Ivan Galic. E-Mail: info@biit-systems.com

2. Hosting und Dienstleister

App-Server (Schnittstelle der App, Datenbank, Hörtexte) und Website betreiben wir auf einem Server der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland.

Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden:

• netcup GmbH, Deutschland: Hosting von App-Server, Datenbank und Website,
• Resend, Inc., USA: Versand der E-Mails von App und Website (Abschnitt 10),
• Google Cloud EMEA Limited, Irland (Google Workspace): unser E-Mail-Postfach info@biit-systems.com (Abschnitt 16).

Daten gelangen nur in Länder außerhalb der EU und des EWR, soweit dies in den Abschnitten 9, 10 und 16 beschrieben ist.

3. Server-Protokolle

Bei jedem Zugriff auf die Schnittstelle unseres App-Servers – durch die App, die Website oder den Schul-Link – protokolliert der Server technisch notwendige Verbindungsdaten: die gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne den letzten Zahlenblock, bei IPv6 nur die ersten drei Blöcke), Zeitpunkt, aufgerufene Adresse (Suchbegriffe und Zugangscodes darin werden unkenntlich gemacht), Statuscode und Antwortzeit. Bei einzelnen sicherheitsrelevanten Ereignissen, etwa einer fehlgeschlagenen Anmeldung an einem Verwaltungskonto oder einer Kontolöschung, vermerkt das Protokoll zusätzlich die Konto-ID. Fehlermeldungen der Datenbank können einzelne Angaben aus der fehlgeschlagenen Anfrage enthalten, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse. Wir nutzen diese Protokolle nur, um den Betrieb sicherzustellen, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt; die Protokolle von App-Server, Datenbank und Webserver löschen wir nach spätestens 14 Tagen. Zum Schutz vor Missbrauch zählt der Server außerdem kurzzeitig im Arbeitsspeicher, wie viele Anfragen von einer IP-Adresse kommen und wie oft eine Anmeldung mit derselben E-Mail-Adresse fehlschlägt (Anfragebegrenzung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

4. Speicherung auf Ihrem Gerät und Gastmodus

Damit die App auch offline funktioniert, speichert sie Lerninhalte, Ihren Lernfortschritt und Ihre Einstellungen auf Ihrem Gerät; Ihre Anmeldung (Zugangs-Token) liegt im geschützten Speicher des Betriebssystems. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Die kostenlosen Inhalte, etwa der A1-Kurs und der Übungsmodus „Leben in Deutschland“, lassen sich ohne Konto nutzen (Gastmodus). Ihre Lernstände bleiben dann auf dem Gerät. Unser Server erhält beim Laden von Inhalten nur die Verbindungsdaten nach Abschnitt 3 und – nur mit Ihrer Einwilligung – Nutzungsereignisse ohne Kennung (Abschnitt 8).

5. Konto

Für ein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als kryptografischer Hash, niemals im Klartext), optional Anzeigename, Sprache der Benutzeroberfläche, aktuelles und angestrebtes Sprachniveau, tägliches Lernziel, die Zeitzone Ihres Geräts (für Tagesziel und Lernserie) sowie optional Stadt und Bundesland (für die Bundesland-Fragen der Vorbereitung „Leben in Deutschland“ und die Sprachschul-Suche). Außerdem speichern wir, wann Sie den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben und welche Fassung dieser Datenschutzerklärung Ihnen dabei angezeigt wurde. Zweck ist die Bereitstellung des Kontos und der Lernfunktionen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Zur Sicherheit Ihres Kontos speichern wir Ihre Anmeldesitzungen (Zeitpunkt, Kennung des Browsers bzw. der App, sogenannter User-Agent) und Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts; beides löschen wir 30 Tage nach Ablauf, Abmeldung bzw. Verwendung. Wenn Sie sich an uns wenden, können wir zu Ihrem Konto eine interne Notiz anlegen (z. B. zu einer Supportanfrage). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Neuigkeiten per E-Mail: Nur wenn Sie dies bei der Registrierung oder im Profil einschalten, dürfen wir Ihnen gelegentlich Neuigkeiten zu Klarwort per E-Mail senden. Wir speichern dazu den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Sie können die Einwilligung jederzeit im Profil oder über den Abmeldelink in jeder solchen E-Mail widerrufen.

6. Anmeldung mit Apple oder Google

Wenn wir die Anmeldung mit Apple oder Google anbieten und Sie diese nutzen, findet der Anmeldedialog beim jeweiligen Anbieter statt (Apple Distribution International Ltd., Irland, bzw. Google Ireland Limited, Irland); dafür gelten dessen Datenschutzhinweise. Wir erhalten vom Anbieter eine dauerhafte Nutzerkennung, Ihre E-Mail-Adresse (bei Apple auf Wunsch eine anonyme Weiterleitungsadresse) und bei der ersten Anmeldung mit Apple gegebenenfalls Ihren Namen. Die Echtheit der Anmeldung prüfen wir anhand der öffentlichen Schlüssel des Anbieters; dabei senden wir keine Daten über Sie an Apple oder Google. Wir speichern die Verknüpfung (Anbieter, Nutzerkennung, E-Mail-Adresse) bis zur Löschung Ihres Kontos. Die Verknüpfung mit Apple können Sie zusätzlich in den Einstellungen Ihrer Apple-ID unter „Mit Apple anmelden“ entfernen, die mit Google in Ihrem Google-Konto unter „Drittanbieter-Apps und -Dienste“. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Lerndaten

Zur Bereitstellung Ihres Lernfortschritts speichern wir: bearbeitete Lektionen und Aufgaben, Ihre Antworten auf automatisch ausgewertete Aufgaben und deren Auswertung (richtig/falsch), Punkte, Lernserie, Vokabelstände (Wiederholungsintervalle), Ergebnisse von Übungstests, der Vorbereitung „Leben in Deutschland“ und von Klarwort-Modellprüfungen sowie Ihre täglichen Lernminuten. Diese Daten werden zwischen Ihrem Gerät und unserem Server synchronisiert, damit Sie geräteübergreifend und offline lernen können; die Kennungen der einzelnen Synchronisierungen bewahren wir 30 Tage auf, um doppelte Übertragungen zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Freie Schreib- und Sprechaufgaben (Selbstcheck) werden nicht bewertet: Ihr Text bleibt auf Ihrem Gerät, an unseren Server übermitteln wir nur, dass Sie die Aufgabe bearbeitet haben.

Alle Auswertungen erfolgen ausschließlich automatisiert durch die Software anhand hinterlegter Lösungen. Es findet keine Bewertung durch Lehrkräfte oder Mitarbeitende statt; niemand liest Ihre Antworten mit.

8. Nutzungsstatistik (nur mit Einwilligung)

Nur wenn Sie zustimmen – beim ersten Start der App oder später in den Einstellungen unter „Daten“ → „Nutzungsstatistik teilen“ –, sendet die App einfache Nutzungsereignisse an unseren Server, zum Beispiel: Lektion gestartet oder abgeschlossen, Übung, Vokabelrunde oder Test gestartet und beendet (mit Ergebnis), Abschluss des Abos oder Kauf gestartet bzw. abgeschlossen, Registrierung oder Anmeldung, Sprache geändert, Kontaktanfrage an eine Sprachschule gesendet, Antippen von Website, Telefon, E-Mail oder Route im Eintrag einer Sprachschule sowie Ihre Angaben bei der Einrichtung der App (z. B. Niveau und Tagesziel). Mit Konto speichern wir die Ereignisse zusammen mit Ihrer Konto-ID, ohne Konto ohne Kennung. Wir werten sie nur zusammengefasst aus, um Inhalte und Bedienung zu verbessern und um Sprachschulen zu zeigen, wie oft ihr Eintrag angetippt wurde, und löschen sie nach 13 Monaten. Sprachschulen mit Partner-Stufe sehen dazu nur zusammengefasste Zahlen je Tag, ohne Bezug zu Ihrer Person; darüber hinaus geben wir die Ereignisse nicht an Dritte weiter.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen; die App sendet dann keine Ereignisse mehr und verwirft noch nicht gesendete.

Unabhängig davon zählt unser Server, wie oft der Eintrag einer Sprachschule aufgerufen wird: ohne Bezug zu Ihrem Konto und höchstens einmal je Tag und Besucher. Dafür nutzt er dasselbe täglich wechselnde Kürzel wie beim Schul-Link (Abschnitt 16); IP-Adresse und Browserkennung selbst speichern wir dafür nicht. Die Schule sieht nur die Gesamtzahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Sprachschulen die Reichweite ihres Eintrags zu zeigen).

9. Abo und Käufe

In den Apps für iOS und Android: App Store und Google Play

In den Apps für iOS und Android schließen Sie das Abo „Klarwort Premium“ als In-App-Abo und Pakete als In-App-Kauf über den App Store von Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland) bzw. über Google Play (Google Ireland Limited, Irland) ab. Abschluss, Zahlung, Verlängerung und Kündigung wickelt der Store ab; es gelten dessen Datenschutzhinweise. Zahlungsdaten erhalten wir nicht. Die App übermittelt uns die Kaufkennung des Stores (Transaktions-ID bzw. Kauf-Token) und das gewählte Produkt. Damit fragen wir beim Store nach (App Store Server API bzw. Google Play Developer API), ob Abo bzw. Kauf gültig ist, und schalten Premium bzw. das Paket frei. Zu Abos erhalten wir vom Store – auf unsere Abfrage und über Benachrichtigungen des Stores an unseren Server – den Abo-Status (z. B. aktiv, gekündigt, Zahlung fehlgeschlagen, abgelaufen, erstattet), Beginn und Ende der Abrechnungsperioden, ob sich das Abo automatisch verlängert, Preis und Währung sowie Transaktions- und Bestellkennungen; diese Angaben prüfen wir serverseitig beim Store. Apple und Google können Daten in die USA übermitteln; es gelten deren Garantien (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln).

Partner-Stufe und Anzeigen von Sprachschulen: Stripe

Bucht eine Sprachschule im Partnerportal die Partner-Stufe oder eine hervorgehobene Anzeige, wickeln Stripe Payments Europe, Limited, Irland, die Zahlung und die Rechnungsstellung ab. Die Zahlungsseite und das Kundenportal (Zahlungsart ändern, Rechnungen, Kündigung) betreibt Stripe; für die Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention ist Stripe eigener Verantwortlicher, es gelten die Datenschutzhinweise von Stripe. Rechnungsanschrift, gegebenenfalls USt-IdNr. und Zahlungsdaten gibt die Schule direkt bei Stripe ein; Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN erhalten wir nicht. Wir übermitteln an Stripe Betrag, Währung, Steuersatz, gegebenenfalls einen vereinbarten Rabatt, die Bezeichnung der Leistung, unsere interne Kennung der Schule und die E-Mail-Adresse der Schule. Von Stripe erhalten wir die Kunden- und Abo-Kennung, Abo-Status, Laufzeit und Kündigungsdatum sowie ob eine Zahlung erfolgreich war; die Rechnungen ruft das Partnerportal bei Stripe ab. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; dafür bestehen eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

Was wir zu Abo und Käufen speichern

Zum Abo: Anbieter (App Store oder Google Play), Produkt, Abo-Status, Beginn des Abos, Beginn und Ende der laufenden Abrechnungsperiode, ob sich das Abo automatisch verlängert, ob und wann es gekündigt wurde und wann es endet, gegebenenfalls eine Kulanzfrist nach einer fehlgeschlagenen Zahlung, Preis und Währung, die Kennungen des Anbieters (z. B. Abo-, Transaktions- oder Kundenkennung), ob es sich um ein Testabo handelt, sowie den Zeitpunkt unserer letzten Abfrage beim Anbieter. Jede bezahlte Abrechnungsperiode speichern wir als Zahlung mit Zeitraum, Preis und Referenz des Anbieters.

Zu Käufen von Paketen: gekauftes Paket und die darin enthaltenen Kurse, Preis, Rabatt und Aktionscode, Währung, Zeitpunkt, Zahlungsweg (App Store oder Google Play), die Referenz des Stores, Bestellnummer und ob es sich um einen Testkauf handelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten); zur Speicherdauer siehe Abschnitt 18.

10. E-Mail-Versand

Für das Zurücksetzen von Passwörtern, Bestellbestätigungen, Eingangsbestätigungen von Kündigungen (Abschnitt 16), die Weiterleitung von Kontaktanfragen an Sprachschulen (Abschnitt 11) und E-Mails an Sprachschulen (Bestätigung der Eintragung, Anmeldelinks zum Partnerportal, Unterlagen, Bestätigungen, Erinnerungen und Monatsberichte zur Partner-Stufe) nutzen wir den E-Mail-Dienstleister Resend, Inc., USA, als Auftragsverarbeiter. Übermittelt werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen E-Mail. Für die Übermittlung in die USA bestehen Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Eingangsbestätigungen von Kündigungen auch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

11. Sprachschul-Marktplatz und Kontaktanfragen

Der Marktplatz zeigt Sprachschulen mit deren öffentlichen Angaben. Das bloße Ansehen eines Eintrags übermittelt keine Daten an die Schule (zur Zählung der Aufrufe siehe Abschnitt 8). Logos und Fotos der Schulen lädt die App immer über unseren Server, auch wenn die Schule dafür einen Link auf ein eigenes Bild hinterlegt hat; der Server der Schule erhält dabei keine Daten über Sie. „Route öffnen“ übergibt die Adresse der Schule an die Karten-App bzw. den Kartendienst Ihres Geräts; deren Anbieter verarbeitet die Anfrage nach eigenen Bestimmungen.

Nur wenn Sie aktiv eine Kontaktanfrage stellen, wählen Sie selbst aus, welche Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Sprachniveau, Stadt, Lernziel) und welche Nachricht übermittelt werden, sehen eine Vorschau und bestätigen die Übermittlung ausdrücklich. Erst danach leiten wir genau diese Angaben per E-Mail an die gewählte Sprachschule weiter und speichern eine Kopie der Anfrage, um Ihnen den Status anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in der App über das Zahnrad-Symbol → „Konto & Einstellungen“ → „Meine Schulanfragen“ → „Anfrage löschen“ oder mit einer formlosen Nachricht an uns. Wir löschen dann unsere Kopie der Anfrage; wurde sie bereits weitergeleitet, bitten wir die Sprachschule per E-Mail, Ihre Daten ebenfalls zu löschen. Die Sprachschule ist für die weitere Verarbeitung Ihrer Anfrage selbst verantwortlich. Unsere Kopie löschen wir 24 Monate nach Eingang der Anfrage; löschen Sie vorher Ihr Konto, löschen wir auch Ihre Anfragen sofort und informieren Sprachschulen, an die wir sie bereits weitergeleitet haben.

Wir verkaufen keine Nutzerdaten und geben keine Nutzerlisten weiter. Einträge mit bezahlter Hervorhebung sind als „Anzeige“ gekennzeichnet.

12. Sprachausgabe

Hörtexte liefern wir als Audiodateien von unserem Server aus; dabei fallen nur die Verbindungsdaten nach Abschnitt 3 an. Fehlt für einen Text eine Audiodatei, liest die App ihn mit der Sprachausgabe Ihres Geräts vor. Je nach Geräteeinstellung kann deren Anbieter den vorzulesenden Lerntext verarbeiten, etwa bei Online-Stimmen. Vorgelesen werden nur Lerninhalte, keine Angaben über Sie.

13. Sprachaufnahmen (Sprechübungen)

Sprechübungen nutzen das Mikrofon Ihres Geräts nur nach Ihrer Freigabe. Aufnahmen werden ausschließlich lokal auf dem Gerät verarbeitet, zum Anhören und Vergleichen bereitgestellt und beim nächsten App-Start automatisch gelöscht. Sprachaufnahmen werden weder an unsere Server noch an Dritte übertragen und nicht ausgewertet.

14. Erinnerungen

Tägliche Lern-Erinnerungen plant die App lokal auf Ihrem Gerät, sobald Sie Benachrichtigungen erlauben. Wir nutzen dafür keinen Push-Dienst; es werden keine Daten an uns oder Dritte übertragen.

15. Keine Werbe-Tracker

Die App verwendet keine Werbe-Netzwerke, keine Werbe-IDs, kein Cross-App-Tracking und keine Social-Media-Plugins. Es findet kein Profiling zu Werbezwecken statt.

16. Website

Aufruf der Website

Die Website setzt keine Cookies, keine Analyse- oder Marketing-Dienste und keine Inhalte Dritter ein; Schriften und Bilder liefern wir vom eigenen Server aus. Für die Website-Seiten selbst führt unser Webserver kein Zugriffsprotokoll. Um aktuelle Angaben anzuzeigen (z. B. den Preis von Klarwort Premium, Städte im Sprachschul-Verzeichnis, unsere Kontaktadresse oder ob die Eintragung für Sprachschulen geöffnet ist), fragt die Startseite die Schnittstelle unseres App-Servers ab; dabei entstehen die Server-Protokolle nach Abschnitt 3. Wenn Sie die Sprache der Seite umschalten, speichern wir Ihre Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage); sie bleibt auf Ihrem Gerät und ist für die gewünschte Sprachfunktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Passwort zurücksetzen

Über den Link in der E-Mail „Passwort zurücksetzen“ öffnen Sie eine Seite unserer Website. Dort übermitteln Sie den einmaligen Code aus dem Link und Ihr neues Passwort verschlüsselt an unseren Server. Wir speichern das Passwort nur als kryptografischen Hash; der Code wird mit der Verwendung ungültig, und aus Sicherheitsgründen beenden wir dabei alle bestehenden Anmeldungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kündigung über „Verträge hier kündigen“

Über die Seite „Verträge hier kündigen“ können Sie Ihr Abo ohne Anmeldung kündigen. Wir verarbeiten dabei Ihre Angaben: Art der Kündigung (ordentlich oder außerordentlich), bei einer außerordentlichen Kündigung den Grund, den gewünschten Zeitpunkt, Ihren Namen, die E-Mail-Adresse Ihres Kontos und, falls angegeben, eine Bestell- oder Abo-Nummer, dazu den Zeitpunkt des Eingangs. Anhand der E-Mail-Adresse ordnen wir die Kündigung Ihrem Konto und Abo zu und speichern das Ergebnis (z. B. Abo gekündigt zum Ende der Abrechnungsperiode oder Hinweis auf die Kündigung beim App Store bzw. bei Google Play), den Bearbeitungsstand und gegebenenfalls eine interne Notiz unseres Teams. Den Eingang bestätigen wir Ihnen sofort auf der Seite und per E-Mail an die angegebene Adresse (Versand über Resend, Abschnitt 10). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt der Server die Zahl der Kündigungen je IP-Adresse (Abschnitt 3). Zweck ist die Bearbeitung und der Nachweis Ihrer Kündigung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht zur Kündigungsschaltfläche und Eingangsbestätigung nach § 312k BGB). Wir speichern die Angaben 36 Monate nach Eingang und löschen sie danach automatisch.

Sprachschulen: Eintragung und Partnerportal

Sprachschulen können sich über unsere Website eintragen. Wir verarbeiten dabei die Angaben zur Schule (Name, Anschrift, Website, Telefonnummer, Beschreibung, Kursformate, Niveaus), Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson sowie Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung zu den Partnerbedingungen. Zur Bestätigung senden wir einen Link, der 48 Stunden gültig ist, an die angegebene E-Mail-Adresse. Nach der Freischaltung erscheinen die Angaben zur Schule einschließlich Telefonnummer in App und Website; Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson zeigen wir nicht öffentlich an. An diese E-Mail-Adresse senden wir die Unterlagen der Schule, etwa ihren QR-Aushang, und leiten Kontaktanfragen von Lernenden weiter (Versand über Resend, Abschnitt 10).

Im Partnerportal melden Sie sich über einen Link an, den wir an die hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Die Sitzung wird im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage) gehalten und beim Schließen des Tabs verworfen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Zur Partner-Stufe speichern wir, ob und bis wann sie gilt (auch eine kostenlose Zeit, etwa aus dem Gründungsangebot), einen vereinbarten Rabatt, die Kennungen von Kunde und Abo bei Stripe, Abo-Status und Kündigungsdatum, Zeitpunkt und Fassung Ihrer Zustimmung zu den Partnerbedingungen, ob Sie den Monatsbericht erhalten möchten und wann wir Erinnerungen und Berichte gesendet haben. An die Kontaktadresse der Schule senden wir eine Bestätigung der Buchung, Erinnerungen 30 und 7 Tage vor dem Ende einer kostenlosen Zeit und, solange die Partner-Stufe gilt, einen monatlichen Bericht mit zusammengefassten Zahlen; den Bericht können Sie im Partnerportal abbestellen. Zahlung und Rechnungen wickelt Stripe ab (Abschnitt 9).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Eintrag, Partner-Stufe, Buchung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Zustimmung, Missbrauchsschutz). Für Ansprechpersonen von Schulen, die nicht selbst Vertragspartner sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwicklung des Vertrags mit der Schule). Wir speichern die Angaben, solange der Eintrag besteht bzw. bis die Schule seine Entfernung verlangt; nicht bestätigte Eintragungen löschen wir eine Woche nach Ablauf des Bestätigungslinks, Rechnungen sowie Buchungs- und Abo-Belege bewahren wir 8 Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung.

Schul-Link und QR-Code

Sprachschulen erhalten einen persönlichen Link bzw. QR-Code, der über unseren App-Server in den passenden App-Store oder auf unsere Website weiterleitet. Dabei zählen wir den Aufruf mit Plattform, Browsertyp, Quelle (QR-Code oder Link) und einem Kürzel, das der Server aus IP-Adresse und Browserkennung mit einem zufälligen Schlüssel berechnet. Diesen Schlüssel erzeugt der Server jeden Tag neu, hält ihn nur im Arbeitsspeicher und verwirft ihn am Ende des Tages. IP-Adresse und Browserkennung selbst speichern wir dafür nicht; das Kürzel dient nur dazu, mehrfache Aufrufe am selben Tag zu erkennen, und lässt sich nach Ablauf des Tages niemandem mehr zuordnen. Die Schule sieht nur zusammengefasste Zahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Sprachschulen die Nutzung ihres Aushangs zu zeigen). Wir löschen diese Einträge nach 13 Monaten.

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns an info@biit-systems.com schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Das Postfach wird von Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Irland) als Auftragsverarbeiter bereitgestellt; Google kann Daten in die USA übermitteln, dafür bestehen eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen Ihre Nachricht, wenn Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht (für geschäftliche Korrespondenz bis zu sechs Jahre, § 257 HGB).

17. Alter

Das Angebot richtet sich an Erwachsene ab 18 Jahren. Wir fragen kein Geburtsdatum ab.

18. Speicherdauer

• Konto-, Profil- und Lerndaten: bis zur Löschung Ihres Kontos (Abschnitt 19).
• Nutzungsereignisse (Abschnitt 8) und Aufrufe über den Schul-Link: 13 Monate.
• Kopien von Kontaktanfragen an Sprachschulen: 24 Monate nach Eingang; löschen Sie vorher die Anfrage oder Ihr Konto, sofort.
• Anmeldesitzungen und Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts: 30 Tage nach Ablauf, Abmeldung bzw. Verwendung.
• Kennungen der Synchronisierungen: 30 Tage.
• Server-Protokolle: 14 Tage.
• Kaufbelege, Abo-Daten und bezahlte Abrechnungsperioden: 8 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung, unabhängig von der Kontolöschung.
• Kündigungen über „Verträge hier kündigen“: 36 Monate nach Eingang.
• Einträge von Sprachschulen: solange der Eintrag besteht; nicht bestätigte Eintragungen eine Woche nach Ablauf des Bestätigungslinks; Buchungs- und Abo-Belege der Partner-Stufe 8 Jahre.
• Protokoll von Änderungen, die unser Team in der Verwaltung vornimmt (Audit-Log): drei Jahre; danach löscht der Server die Einträge automatisch.
• Sicherungskopien der Datenbank: täglich und vor jeder Aktualisierung auf unserem Server erstellt; jede Sicherung wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

19. Konto und Daten löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen: in der App über das Zahnrad-Symbol → „Konto & Einstellungen“ → Ihr Profil → „Konto löschen“. Ohne Zugriff auf die App schreiben Sie uns von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an info@biit-systems.com; wir löschen das Konto dann unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats, und bestätigen Ihnen die Löschung.

Mit der Löschung entfernen wir sofort: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Passwort, Stadt, Bundesland und Zeitzone, Ihre Einwilligungen, Verknüpfungen mit Apple oder Google, alle Anmeldesitzungen, interne Notizen zu Ihrem Konto, Ihre Lerndaten (Fortschritt, Antworten, Punkte und Lernserie, Vokabelstände, Test- und Prüfungsergebnisse, Lernminuten), Ihre Kontaktanfragen an Sprachschulen sowie jeden Bezug Ihrer Nutzungsereignisse zu Ihrem Konto. Die im Konto freigeschalteten Zugänge erlöschen. Ein Abo über den App Store oder Google Play kündigen Sie bitte vorher selbst in der Abo-Verwaltung des Stores, sonst verlängert es sich dort weiter. In den Sicherungskopien der Datenbank sind gelöschte Daten noch bis zu deren automatischer Löschung nach 30 Tagen enthalten.

Aufbewahrt werden nur Kaufbelege und Abo-Daten (Paket bzw. Abo, Preis, Zeitraum, Zeitpunkt, Bestellnummer, Zahlungsreferenz) für 8 Jahre wegen steuer- und handelsrechtlicher Pflichten, ohne Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, sowie Kündigungen, die Sie über „Verträge hier kündigen“ erklärt haben, als Nachweis bis 36 Monate nach Eingang (Abschnitt 16). Löschen wir Ihr Konto auf Ihre Anfrage per E-Mail, bleibt zum Nachweis im Audit-Log (Abschnitt 18) ein Löschvermerk, der statt Ihrer E-Mail-Adresse nur ein mit einem geheimen Schlüssel gebildetes Kürzel enthält. Bei In-App-Abos und In-App-Käufen bewahrt der jeweilige Store seine Zahlungsunterlagen nach eigenen gesetzlichen Pflichten auf. Wurde eine Kontaktanfrage bereits an eine Sprachschule weitergeleitet, teilen wir der Schule die Löschung mit und bitten sie, die übermittelten Daten ebenfalls zu löschen; für die Daten bei der Schule ist diese selbst verantwortlich.

20. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – in der App erhalten Sie unter „Meine Daten exportieren“ im Profil jederzeit eine Kopie Ihrer Daten,
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – siehe Abschnitt 19,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@biit-systems.com.

22. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

23. Keine automatisierten Entscheidungen

Es finden keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die automatische Auswertung von Übungsantworten dient allein Ihrem Lernfortschritt und entfaltet keine rechtliche Wirkung.

24. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse bzw. Anmeldung über Apple oder Google können Sie jedoch kein Konto anlegen und kein Abo abschließen; die kostenlosen Inhalte bleiben im Gastmodus nutzbar.

25. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie in der App über das Zahnrad-Symbol unter „Konto & Einstellungen“ → „Rechtliches“ → „Datenschutz“ und auf unserer Website unter „Datenschutz“.

Stand: 16. Oktober 2026